RAISON D’ÊTRE DE LA FONCTION
Assister sa hiérarchie, dans l’organisation, la supervision, ainsi que la coordination de toutes les activités administratives et de suivi de portefeuille dévolues à la Direction.
POSITION DANS L’ORGANIGRAMME
- DIRECTEUR GENERAL ADJOINT EN CHARGE DE L’EXPLOITATION
- DIRECTEUR PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES
- CHEF DE SERVICE ADMINISTRATIF ET QUALITE DU PORTEFEUILLE
- DIRECTEUR PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES
FINALITÉS DE LA FONCTION
- Superviser et coordonner les activités de son périmètre afin de participer efficacement à la réalisation des objectifs commerciaux et risques assignés à la Direction ;
- S’assurer de l’assainissement du portefeuille Entreprises et Institutionnels ;
- Superviser le chantier de fiabilisation de la Base Clientèle en vue de réduire les risques opérationnels et permettre une segmentation opérationnelle de la clientèle ;
- Assurer l’interface avec les autres Directions supports ;
- Assister la Direction sur toutes activités à caractère administratif non énumérées et de ses attributions.
DOMAINES D’ACTIVITÉS
1) Suivi de l’activité commerciale et assistance administrative aux agences entreprises
- Suivre la réalisation du budget annuel et effectuer des alertes ;
- Suivre en lien avec les Départements PME et GE le déploiement de la stratégie commerciale à l’aide de tableaux de bord ;
- Suivre de la mise à jour des conditions dérogatoires ;
- Suivre chantier fiabilisation des données clients ;
- Suivre de la mise à jour des dossiers clients ;
- Suivre des niveaux d’ouverture de comptes par les agences ;
- S’assurer de la mise à jour des dossiers de crédit et de leur bon archivage ;
- Informations aux agences et suivi de leur diffusion ;
- Suivre du planning de visites clients par les Chargés d’Affaires et Chef d’Agences Entreprises ;
- Suivre des niveaux d’encaisse des agences ;
- Elaborer les divers documents (courriers, rapports, comptes rendus de réunions, etc.), et les diffuser après approbation.
2) Suivi du portefeuille client
Suivi des créances irrégulières
- Suivre des actions de régularisations par les CAE sur le portefeuille de créances irrégulières entre 0 et 30 jours/ 30 a 60 jours/ 60 à 90 jours ;
- S’assurer de la mise en œuvre des plans d’actions issus des différentes revues d’engagements ;
- Tenir un comité PREO interne une fois par mois avec suivi du plan d’action arrêté ;
- Assurer un suivi rigoureux des créances restructurées en relançant les CAE dès les 1ers jours de survenance d’impayés afin d’éviter le déclassement du client en créance douteuse en cas de survenance d’impayé non régularisé dans le délai de 30 jours ;
- Assurer le suivi des renouvellements des lignes échues et suivre avec les chefs de départements PME et GE le chronogramme arrêté en vue du renouvellement des lignes échues et à échoir.
- S’assurer de faire la proposition mensuelle de comptes à clôturer par PP (comptes à valider par les CAE, fichier à soumettre à la ligne hiérarchique pour validation avant transmission à la Direction Financière et du Contrôle de Gestion/ Centre de Services Mutualisés Système d’Information et Monétique pour traitement) ;
- S’assurer de la transmission des dossiers déclassés à la Direction du Crédit ;
- Faire un point trimestriel des comptes CDL encore en agence pour régularisation à faire (transmission à la Direction du Recouvrement via la Direction du Crédit / demande de changement de chapitre comptable à la DFC si compte lorsque est régularisé) ;
- Animer et coordonner les activités du support en charge du suivi de la fiabilisation des données clientèles ;
- Faire le point trimestriel des clients régularisés pour lesquels une provision a été constituée afin de la soumettre à la DGR/DFC pour décision à prendre (reprise ou maintien de la provision).
3) Contrôles et recommandations
- Suivre la Mise en œuvre des recommandations formulées par les acteurs des contrôles internes (CSM AI, DGR.) et externes (COBA …) ;
- Suivre les régularisations comptables sur comptes internes dans le portefeuille ;
- Suivre la SP des Agences Entreprises ;
- S’assurer de la tenue des contrôles inopinés mensuels sur les caisses des agences entreprises par les Chefs d’Agences Entreprises.
4) Gestion administrative du centre d’affaires plateau
- Gestion administrative & organisation du travail de l’agence (avec la collaboration de la RSC)
- Suivre les ouvertures de comptes ;
- Ouvrir, contrôler et fermer le coffre ;
- Gérer les approvisionnements des caisses ;
- Régulariser les mauvaises saisies et autres erreurs de caisse ;
- Valider toutes les opérations comptables du RSC ;
- Réaliser les contrôles inopinés ;
- Faire l’évaluation en N+2 des collaborateurs en charges des opérations ;
- Faire l’évaluation de la RSC en N+1 ;
- Préparer, superviser les audits (DGR/CSM AI/QUALITE…), suivre et mettre en œuvre des recommandations ;
- Contrôler et valider les demandes d’achats de l’agence.
SÉCURITÉ DES BIENS ET DES PERSONNES (avec l’assistance de la RSC)
- Veiller à la sécurité de l’agence : Contrôler les systèmes de sécurité et l’entretien général de l’agence ;
- Suivre la présence des vigiles au sein de l’agence ;
- Suivre le bon fonctionnement et l’alimentation du groupe électrogène en carburant.
5°) SMQ et Suivi des projets de la Direction
- Interagir dans le processus Gestion des Comptes ;
- Suivre les réclamations et de leurs résolutions ;
- Faire partie des équipes projets dans lesquels la direction est impliquée ;
- Suivre l’implémentation et de la bonne utilisation des outils permettant le suivi de l’activité de la Direction.
5) Surveillance permanente et qualité
- Contribuer aux dispositifs de surveillance permanente, au suivi des indicateurs du processus Ressources Financières et à la préparation de la documentation relative aux revues de Direction.
- Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures encadrant les tâches du Service Suivi du Budget.
PROFIL EXIGÉ PAR L’EMPLOI
| Formation initiale (Diplôme) | BAC+4/5 Droit, Banque, Gestion, administration des entreprises, Marketing, Communication… |
| Formation professionnelle | ITB serait un plus |
| Expérience indispensable | 5 ans minimum dont 2 dans une fonction similaire |
| Compétences spécifiques | Nouveau dispositif prudentiel, techniques et droit bancaire, gestion administrative |
| Qualités requises | Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation, esprit d’analyse et de synthèse, autonomie, proactivité et bonnes aptitudes relationnelles |
